Ondanks de vele informatiecampagnes blijkt dat minder dan de helft van de Belgische ondernemingen in orde is met deze nieuwe wettelijke verplichting. Wie niet tijdig overschakelt, riskeert nochtans vanaf 1 januari 2026 o.m.:

• Ongeldige facturen met als gevolg dat er geen betalingsplicht rust op de klant;
• Geen btw-aftrek;
• Discussies en operationele verstoringen;
• Boetes tot 5.000 euro per foutieve factuur;
• Contractuele aansprakelijkheid en reputatieschade.

De FOD Financiën heeft echter recent aangegeven een tolerantieperiode van 3 maanden (tot eind maart 2026) in te voeren. Tijdens deze periode zullen er geen boetes worden opgelegd wanneer facturen niet via Peppol worden verzonden. Dit geldt onder de voorwaarde dat de kwestieuze onderneming kan aantonen dat zij tijdig de nodige maatregelen (bv. contract met softwareleverancier, interne projectplanning, …) heeft genomen om zich te conformeren aan deze nieuwe wettelijke verplichting.

Hierna volgt een praktische gids: wie, wat en hoe vóór 1 januari 2026?

1. Wie moet Peppol gebruiken?

• Btw-plichtige Belgische ondernemingen in een Belgische B2B context, met inbegrip van vzw’s.
• B2B context binnen de EU? Pas vanaf 1 juli 2030 is e-facturatie verplicht voor intracommunautaire B2B-facturen.
• B2C? Geen verplichting, maar indien u het wel toepast: let op GDPR (veilige digitale verzending) en consumentenrechten (zoals transparante communicatie, toegankelijk alternatief voor niet-digitale klanten, etc.).

2. Wat verandert er?

• Uitsluitend een factuur die via Peppol wordt verzonden, geldt juridisch als correct verzonden.
• Fouten in de factuur kunnen na verzending via Peppol uitsluitend rechtgezet worden via een creditnota, die eveneens via Peppol moet verzonden worden.
• Peppol zorgt voor bewijs en traceerbaarheid: het systeem registreert automatisch het verzend-en ontvangsttijdstip. Discussies over “ik heb de factuur niet ontvangen” verdwijnen.

Peppol heeft daarentegen géén invloed op het volgende:

• Betaaltermijnen blijven bepaald door de wettelijke en contractuele bepalingen. Peppol regelt niet de betaling van facturen.
• Aanvaarding van de factuur blijft onderhevig aan de bestaande regels. Na ontvangst via Peppol blijft de klant gehouden de factuur te controleren en desgevallend te protesteren. Protest van de factuur dient tijdig en gemotiveerd te gebeuren.
• Herinneringen en aanmaningen verlopen niet via Peppol, maar nog steeds via e-mail of per aangetekend schrijven.

3. Update uw algemene voorwaarden

• Vermeld Peppol als enige rechtsgeldige verzendwijze. Stipuleer dat elke andere vorm van factuur hooguit als kopie beschouwd kan worden.
• Voeg uw Peppol-ID toe (uw unieke elektronische adres) om discussie te vermijden over een verkeerd of onjuist afleverpunt.
• Wijzig betalingsclausules, verificatie en betwistingen aan de toepassing van Peppol. Bv. de klant moet binnen X dagen na ontvangst via Peppol eventuele fouten melden (verwerking via Peppol kan sneller als impliciete aanvaarding gelden)

Niet alle Peppol software laat toe om de algemene voorwaarden automatisch mee te delen. Het blijft aangewezen om de algemene voorwaarden ook mee te sturen bij offertes, bestelbonnen, orderbevestigingen, leverbonnen, etc.

4. Vragen over implementatie, juridische impact of uw algemene voorwaarden?

Andersen in Belgium helpt u graag verder bij de praktische én juridische invoering van Peppol in uw onderneming en de aanpassingen van uw contracten en algemene voorwaarden.

David Van Iseghem (Partner – Mediator) & Roxane Vrambout (Associate)